Archivando
"Los archiveros y gestores de documentos del primer periodo informático (desde los cincuenta a los setenta), para hacer su trabajo se basaban, en gran medida, en la conversión de datos informáticos a documentación en papel. La metodología de gestión de documentos predominante en la época era generar documentos impresos de archivos de ordenador – los llamados “volcados de información”–, en función de la valoración de la información contenida en los ficheros informáticos. Esto era posible debido a las funcionalidades de las aplicaciones software que, en esencia, replicaban de forma automatizada los procedimientos manuales. En este contexto, las metodologías diseñadas para los sistemas de gestión de documentos y archivos papel aún tenían relevancia"
-Esto claro en la mínima parte de los archivos que por entonces trabajaban con ordenadores. Me parece que esto se tendría que tomar más bien como anécdotas aisladas y no como una generalización a todo un período.
Definiendo registro electrónico.
- Por más que leo la definición me es imposible entender con la claridad que me gustaría el concepto. Para definir registro, en varias ocasiones vuelve a utilizar la propia palabra cuando creo que se está refiriendo a documento; por ejemplo: "los archiveros están intentando construir un modelo conceptual de registro que incluya los detalles suficientes para permitir la descripción y la identificación de un registro incluso aunque no podamos verlo o representarlo de forma precisa y completa como un objeto físico" y "El objetivo último es definir un registro con una precisión tal que permita informar a los diseñadores de sistemas cuándo se crea un registro y qué tipo de información necesita ser capturada".
- En cuanto a las dos características de los registros diré que me parecen un tanto ambigüas y que no soy capaz de hallar una clara diferencia entre ellas:
1.Los registros reflejan procesos comerciales o actividades individuales.
2.Los registros proporcionan evidencia de estas transaccciones.
"El continuum es un modelo de gestión relativo al sistema de gestión de registros”, que es “continuo, dinámico y constante, sin ninguna distinción de fases”
- No necesariamente debe ser incompatible con la definición de ciclo de vida puesto que aunque se vigile de alguna manera el proceso de los documentos desde su creación incluyendo el proceso que siguen, siempre seguirán existiendo documentos activos e inactivos. Además los gestores que eran necesarios hasta ahora lo siguen siendo pero se añade una figura encargada de estudiar y gestionar ese proceso que sigue el documento.
Valorando el registro electrónico
- Dejar de lado el análisis del contenido para pasar directamente a un estudio funcional puede ser útil en algunos casos, pero qué será de las personas que en un futuro quieran estudiar la historia actual, cómo accederán al contenido de esos documentos.
Describiendo el registro electrónico.
- Es un tema controvertido. Las comparaciones son odiosas y no se pueden comparar los metadatos utilizados para bibliotecas (con unas categorías documentales muy específicas), con los que se deben utilizar para los archivos cuya tipología es enorme.
"El citado proyecto de la Universidad de Pittsburgh estableció un conjunto de requerimientos funcionales para la gestión de registros distribuidos en tres niveles: el nivel de organización, el nivel de sistema de gestión de registros y el nivel de registro. En cada uno de estos niveles se establecieron cinco categorías (organización consciente, sistema de recordkeeping fiable, registros capturados, registros mantenidos y registros disponibles); y, dentro de estas categorías, veinte requerimientos "identificados en la sociedad, por la ley, las normas y las mejores prácticas, como propiedades fundamentales de los registros evidenciales"
- Me gustaría que nos explicara esto más detenidamente y de una forma más clara, si puede ser, un sistema de gestión de registros.
Me preocupa en gran medida el tema de la dependencia del software, y los problemas que tendremos en un futuro para acceder a archivos creados hoy.
Manejo de archivos.
Este artículo pone de manifiesto una preocupación que todos tenemos y una sensación de falta de algo material cuando hablamos de documentos y archivos electrónicos. Tenemos claro las pautas a seguir para organizar archivos y qué es lo que tenmos que hacer con los documentos en papel, pero las cosas no están tan claras con los documentos electrónicos pero quizá es por su carácter de intangibles por el que nos crean esa sensación de inseguridad, difícilmente solventable si no poniendo remedio a la pérdida irremisible a la que se enfrentan muchos de estos documentos.
"Los archiveros y gestores de documentos del primer periodo informático (desde los cincuenta a los setenta), para hacer su trabajo se basaban, en gran medida, en la conversión de datos informáticos a documentación en papel. La metodología de gestión de documentos predominante en la época era generar documentos impresos de archivos de ordenador – los llamados “volcados de información”–, en función de la valoración de la información contenida en los ficheros informáticos. Esto era posible debido a las funcionalidades de las aplicaciones software que, en esencia, replicaban de forma automatizada los procedimientos manuales. En este contexto, las metodologías diseñadas para los sistemas de gestión de documentos y archivos papel aún tenían relevancia"
-Esto claro en la mínima parte de los archivos que por entonces trabajaban con ordenadores. Me parece que esto se tendría que tomar más bien como anécdotas aisladas y no como una generalización a todo un período.
Definiendo registro electrónico.
- Por más que leo la definición me es imposible entender con la claridad que me gustaría el concepto. Para definir registro, en varias ocasiones vuelve a utilizar la propia palabra cuando creo que se está refiriendo a documento; por ejemplo: "los archiveros están intentando construir un modelo conceptual de registro que incluya los detalles suficientes para permitir la descripción y la identificación de un registro incluso aunque no podamos verlo o representarlo de forma precisa y completa como un objeto físico" y "El objetivo último es definir un registro con una precisión tal que permita informar a los diseñadores de sistemas cuándo se crea un registro y qué tipo de información necesita ser capturada".
- En cuanto a las dos características de los registros diré que me parecen un tanto ambigüas y que no soy capaz de hallar una clara diferencia entre ellas:
1.Los registros reflejan procesos comerciales o actividades individuales.
2.Los registros proporcionan evidencia de estas transaccciones.
"El continuum es un modelo de gestión relativo al sistema de gestión de registros”, que es “continuo, dinámico y constante, sin ninguna distinción de fases”
- No necesariamente debe ser incompatible con la definición de ciclo de vida puesto que aunque se vigile de alguna manera el proceso de los documentos desde su creación incluyendo el proceso que siguen, siempre seguirán existiendo documentos activos e inactivos. Además los gestores que eran necesarios hasta ahora lo siguen siendo pero se añade una figura encargada de estudiar y gestionar ese proceso que sigue el documento.
Valorando el registro electrónico
- Dejar de lado el análisis del contenido para pasar directamente a un estudio funcional puede ser útil en algunos casos, pero qué será de las personas que en un futuro quieran estudiar la historia actual, cómo accederán al contenido de esos documentos.
Describiendo el registro electrónico.
- Es un tema controvertido. Las comparaciones son odiosas y no se pueden comparar los metadatos utilizados para bibliotecas (con unas categorías documentales muy específicas), con los que se deben utilizar para los archivos cuya tipología es enorme.
"El citado proyecto de la Universidad de Pittsburgh estableció un conjunto de requerimientos funcionales para la gestión de registros distribuidos en tres niveles: el nivel de organización, el nivel de sistema de gestión de registros y el nivel de registro. En cada uno de estos niveles se establecieron cinco categorías (organización consciente, sistema de recordkeeping fiable, registros capturados, registros mantenidos y registros disponibles); y, dentro de estas categorías, veinte requerimientos "identificados en la sociedad, por la ley, las normas y las mejores prácticas, como propiedades fundamentales de los registros evidenciales"
- Me gustaría que nos explicara esto más detenidamente y de una forma más clara, si puede ser, un sistema de gestión de registros.
Me preocupa en gran medida el tema de la dependencia del software, y los problemas que tendremos en un futuro para acceder a archivos creados hoy.
Manejo de archivos.
Este artículo pone de manifiesto una preocupación que todos tenemos y una sensación de falta de algo material cuando hablamos de documentos y archivos electrónicos. Tenemos claro las pautas a seguir para organizar archivos y qué es lo que tenmos que hacer con los documentos en papel, pero las cosas no están tan claras con los documentos electrónicos pero quizá es por su carácter de intangibles por el que nos crean esa sensación de inseguridad, difícilmente solventable si no poniendo remedio a la pérdida irremisible a la que se enfrentan muchos de estos documentos.
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